reuniones-productivas

Reuniones Productivas

Puedes encontrar mis Podcast en las siguientes plataformas: iVooxiTunesSpreaker, SoundCloud

Pero si prefieres la lectura sigue leyendo 🙂

Pasamos demasiado tiempo reunidos, creo que incluso en algunas compañías hay un síndrome llamado “reunionitis”, largas reuniones, muy poco efectivas y con objetivos no demasiado claros y tangibles. Podemos cambiarlo! En este podcast hablaré de como realizar reuniones rápidas y efectivas.

No es malo reunirse, al contrario es bueno, pero las reuniones deben ser cortas y efectivas.

ID-10046985Toda reunión empieza con una convocatoria… o no… hay gente que tiene la manía de pasar por tu mesa y decirte, ¿tienen 5 minutos? Es probablemente uno de los consumidores más nocivos de tiempo del mundo de los negocios, nunca son 5 minutos y de entrada ya estas interrumpiendo a esa persona. Es generalmente un habito de gente poco organizada y eficiente, piénsalo bien si esto modo de actuación habitual… aunque seas el jefe…

Es mucho mejor enviar un e-mail o whatsapp a esa persona… diciendo no podemos ver en 15 minutos, 30 minutos…

Si es urgente es urgente, pero recuerda hay gente para le que todo es urgente… con lo cual pierde el sentido… también están los que nunca tienen prisas, incluso aunque haya un cliente enfadado esperando respuesta. Os recomiendo un libro llamado “A sense of Urgency” de John P. Kotter.

Bueno dicho esto lo mejor es convocar la reunión con toda la anticipación que podamos, y si somos mucho recomiendo usar Doodle para convocarla. Nos permite ver la disponibilidad de los asistentes y ganar un tiempo preciosos que normalmente son largas cadenas de e-mails o una pobre asistente haciendo decenas de llamadas.

Compartir información previa, una de les mejores opciones suele ser Dropbox o un grupo de trabajo en Zyncro, que nos avisa automáticamente cuando se actualiza la información.

Pedir cordialmente a todo el mundo que envie la información si es posible dos días laborables antes para que todo el mundo tenga tiempo de revisarla.

Solicitar puntualidad, no se si alguien se ha planteado que hacer esperar a 10 personas en una reunión 5 minutos, son 50 minutos de tiempo perdido. Ser puntual es ser educad@ y respetar el tiempo de los demás.

Toda reunión debe tener un orden del día o Agenda. Debe adjuntarse con la convocatoria de la misma.

Las reuniones muy largas suelen ser muy poco efectivas, después de experimentar para mi el tiempo optimo en el que se puede tratar todo suele oscilar entre 30 y 60 minutos.

Una reunión tiene 3 partes:

Apertura:

Limitar las introducciones de cortesía al mínimo imprescindible, hablar del tiempo, del fútbol, … pero unos minutos

Establecer claramente hora de inicio, hora de fin. Solicitar cordialmente que a menos que estén tomando notas o tengan que consultar información relevante no se utilice el computador, tablet o teléfono movil. Obviamente los móviles deben estar cerrados o en modo reunión.

¿Hay asistentes remotos? compartir pantallas, un buen micro de ambiente… el movil en modo reunión no sirve de nada, el audio es pésimo. Es bueno utilizar Skype y herramientas para compartir pantallas estilo NTRSupport, LogMeIn, Webex.

Manejo: cortar cordialmente los discursos… y las divagaciones…

Cierre: Es bueno finalizar la reunión con breve resumen de los puntos acordados y de las tareas a realizar con sus responsables y fechas.

¿Quien hace el acta?  aunque sea mini…

El acta debe contener siguientes pasos y responsables y fechas de compromiso. Una herramienta muy práctica para hacer actas es la que en su día diseñaron Alberto Sampietro y Agustin Bosso para Zyncro. Te permite crear el acta durante la reunión y automáticamente genera in PDF que se envía a todos los asistentes. Luego puedes controlar el progreso de las tareas asignadas y sus fechas límite.

Si es periodico agendar la siguiente reunión así nos evitamos enviar un Doodle. Si vamos a tener una al mes, por ejemplo no seria bueno agendar las de los próximos seis meses?

Hay gente que opta por hacer desayunos de trabajo, suele ser una buena opción y crea buen ambiente, también se puede hacer en el Bar, yo he tenido excelentes reuniones en StartBukcs,…

Thinking Out-the-box

Quieres saber opiniones antes o después de la reunión para enfocar los temas mejor, ¿por que no envías una encuesta con Typeform? He visto muchas herramientas y esta es de las que más me gusta.

Por que no hacer un Mapa Mental (MindMap) de forma colaborativa durante la reunión. en su versión gratuita esta FreeMind, un clásico de pago muy profesional es MindJet yo personalmente utilizo MindNode Pro, que me permite hacer y compartir Mindmaps en todos mis dispositivos Apple.

Resumen:

Reuniones cortas, máximo 60 minutos
Con convocatoria y agenda previa
Con acta de reunión y con tareas, responsables y fechas

Sencillo, SI, pero no lo hacemos…

Sin comentarios

Deja un comentario